Blog

Октябрь 20, 2017

Организация делопроизводства на малых предприятиях

Организация делопроизводства на малых предприятиях

Для повышения эффективности кадровой работы все же целесообразнее все выше перечисленные обязанности закрепить за конкретным исполнителем, например, за заместителем генерального директора или менеджером по персоналу и разработать положение о кадровой службе (службе управления персоналом) или должностную инструкцию на данную должность. Но все это может выполнять и сам руководитель предприятия. Грамотный менеджер по персоналу может активно влиять на уровень исполнительской дисциплины работников. В этом заключается его специфическая возможность повышать производительность труда. Он косвенно влияет на повышение доходов. Целый ряд практических способов, с помощью которых менеджер имеет возможность влиять на доходы организации, приводится ниже.

Организация делопроизводства

Важноimportant
В рамках осуществления данных функций кадровой работы должны выполняться следующие обязанности: — проведение поиска, отбора и найма работников с необходимой квалификацией; — определение размера заработной платы, форм и порядка материального стимулирования работников предприятия; — обеспечение приемлемого уровня трудовой и исполнительской дисциплины работников; — определение очередных отпусков работникам; — проведение процедуры увольнения работников в соответствии с действующим законодательством. Так же надо отметить, что, несмотря на существенные различия в кадровой работе организаций, которые находятся на разных уровнях развития, с различной экономической специализацией, организационно-правовой формой ведения бизнеса и т.д., есть у кадровых служб совпадающие, универсальные обязанности.

Одной из них является организация кадрового делопроизводства. Недооценивать данную задачу нельзя.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии

Используя программы автоматизации делопроизводства Docsvision, Вы сможете повысить результативность и прибыльность своего предприятия за счет экономии времени на бумажной документации и контроля качества исполнения работ. Все бизнес-процессы будут происходить под постоянным контролем, а также будет сокращено время на обработку документов и ведение делопроизводства.
Вы сможете создать несколько уровней допуска к программам делопроизводства и документооборота, а значит, каждый на предприятии будет заниматься решением своих задач. Управляя делопроизводством, руководство сможет не беспокоиться за утечку данных и распространение ненужной информации.

Вниманиеattention
Программа автоматизации делопроизводства Docsvision ограничит свободный доступ к папкам и файлам. Очень удобно, что при управлении делопроизводством начальство сам может настраивать систему защиты данных.

Это не потребует больших временных затрат.

Ведение кадрового делопроизводства в малом бизнесе

Согласно трудовому законодательству руководитель коммерческой организации обязан обеспечить ведение кадрового делопроизводства и учета. Документального оформления требует каждое событие, относящееся к сфере трудовых отношений и связанное с приемом на работу, увольнением, отпуском, переводом сотрудников, изменением условий труда и так далее.
Зачастую руководители малых предприятий не выполняют требования законодательства и не ведут кадровый учет или ведут в неполном объеме, считая, что вероятность их проверки трудовой инспекцией невелика. Однако кроме трудовой инспекции кадровые документы проверяют и другие государственные органы. Так, налоговая инспекция вправе запросить все документы, необходимые для проверки расходов на оплату труда и удержания подоходного налога.

Электронный документооборот для среднего и малого бизнеса: советы начинающим

Их внедрение и контроль 5 Правильная организация обучения и переобучения работников Повысится уровень оценки организации в глазах ее работников, повысится производительность труда, повысится уровень обслуживания клиентов, сократится число ошибок в документах, сократятся суммы штрафов, выплачиваемых внешним организациям Проведение на регулярной основе оценок работы персонала и аттестаций. Анализ учебных заведений и учебных программ, необходимых организации, анализ условий обучения.

Заключение договоров на обучение с сотрудниками и организациями, предоставление условий для учебы. Планирование и контроль 6 Поддержание здоровья работников и создание безопасных условий труда Сократится количество отпусков по временной нетрудоспособности. Сформируется особый «корпоративный дух» организации, произойдет сплочение коллектива, повысится оценка организации в глазах его служащих.

Программа для ведения делопроизводства и документооборота

Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос»». Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании.

Пилотные проекты типа «на одном отделе попробуем» в большинстве случаев не помогут даже понять, нужен электронный документооборот компании или нет. Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу – выбору системы электронного документооборота.

Как выбрать? Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера.

Ведение кадрового учета в организации

СЭД. Типовые функции систем этой группы:

  • Архив документов:
    • хранение и архивирование документов,
    • поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
    • сканирование и распознавание документов;
  • Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):
    • регистрация документов,
    • организация номенклатуры дел,
    • разграничение прав доступа.
  • Документооборот:
    • маршрутизация документов,
    • выдача поручений,
    • визуализация бизнес-процессов.

Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества.

Организация делопроизводства на малых предприятиях

Инфоinfo
Как правило это (в терминологии бухгалтерского учёта) первичные документы с печатями и подписями. С их помощью организуется Документооборот с внешними структурами (Поставщиками, Заказчиками, Налоговой инспекцией, Фондами и пр.).

За счёт уменьшения количества бумажных документов уменьшается количество проблем являющихся частью бумажного Документооборота. Тем не менее, поскольку он присутствует, то и присутствуют проблемы, которые периодически приходится решать тратя на это силы, время, деньги.

  • Технологический электронный Документооборот: отправка электронных копий юридически значимых документов по электронным каналам связи (факс, электронная почта и пр.). С обязательной отправкой оригинала документа на бумажном носителе. Данный режим используется исключительно для ускорения технологических процессов.
  • Внутренний Документооборот организуется в электронном виде.

Организация делопроизводства на малых предприятиях реферат

Трудовым Кодексом РФ установлен перечень документов, которые обязательны для любой организации и могут быть запрошены проверяющими органами. Минимальный кадровый учет на предприятии предусматривает наличие:

  • штатного расписания;
  • книги движения трудовых книжек;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • положения о порядке обработки и защите персональных данных;
  • трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
  • графика отпусков;
  • приказов по кадрам и заявления работников;
  • личных карточек сотрудников формы Т-2;
  • оригиналов трудовых книжек всех работников, для которых данное место работы является основным.

Данным перечнем стоит руководствоваться при организации кадрового делопроизводства на малом предприятии, добавив к нему документы необязательные, но необходимые для расчета заработной платы.

Документооборот должен подчиняться утвержденному порядку, рационально распределяющему ресурсы и не отвлекающему сотрудников от главных производственных целей. О том, каким правилам организации делопроизводства нужно следовать, расскажем в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие нормативные документы лежат в основе организации делопроизводства
  • какие этапы можно выделить в организации делопроизводства на предприятии
  • какие правила организации делопроизводства помогут структурировать документооборот
  • как выбрать подходящую форму организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии Если рассматривать делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. (Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД.

Информация
About Эдуард Прокофьев

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Обращение к пользователям