Blog

Октябрь 20, 2017

Делопроизводство в положении предприятия

Делопроизводство в положении предприятия

  • Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы.
  • Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам.
  • Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Основы делопроизводства и документооборота на предприятии

Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота.
Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

  • организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет.
  • Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее.

Положение о делопроизводстве

  • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
  • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
  • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
  • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
  • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем. Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю.
Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Основные организационные структуры службы ДОУ:

  1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро.

Рекомендации по ведению делопроизводства в организации

Раздел «Ответственность» содержит перечисление основных позиций, за которые несет ответственность делопроизводственная служба. Например, в конкретном положении этот раздел может быть сформулирован следующим образом: «Канцелярия несет ответственность за:

  • состояние работы документации организации;
  • соответствие документации требованиям правовых и нормативных документов;
  • достоверность информации».

Возможно в этом разделе выделение персональной ответственности руководителя. Например, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:

  • организацию работы канцелярии;
  • утечку информации;
  • работу с кадрами» и т.д.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций.

Инфоinfo
Положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы. Разработка положения о делопроизводстве Положение разрабатывается на основе примерных положений, которые содержат максимальный набор функций службы. Однако для того чтобы положение отвечало своим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства.

Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, которые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. Например, в организации создан центральный архив, в котором работают квалифицированные специалисты.

Делопроизводство в положении предприятия

ТЕeюj’╜Z`’:`┐┌ы▓LМ2w÷V[х╩ЧяН╛-╨╫\рk?$бHХ#|uп©Яq┐Gъ┼дыпJ┤√W╔╢AtЕ(лиp©o1у;╜Кв#иOфЛ╫B9шuФ╡S.ИNY█d█2g■Ч╘N≥РагMq! З▄╓УнЕh(Б]╜с0┤╚╘[email protected]}’cшЧЧ∙ПG╧ж\И∙=z╠ i»рщ²g;epб{_ю%р╬╢▌СwGNi▐Ю·}ЙCМЁБЬ╩ууT/Ьк╥7G∙lИ╫}эР┘┴2й3Ь┐√l╣h╖Pок└КS-╝ъ┼FZ─▐`mf√TSКPк_WZ▒├xи╪y9Э╪Ьwc╒▄?rЦЯs°─4r-$╠T╧D▐─m┴i╣нл▒⌡M$Её]jБъ┘ wO[╔\Т├н▒├÷≈M7(╜$┴НУ═OнЯ╣f┼xЭ⌡НyF║g7┌ Ъ4╢ёJБдЭf/╦D5Ь[ПTSз┬6&╥%c⌠ILfLъ аXy(\ЬW╛U┘⌡юЖOш┌о┌Пf╩ЫсsR▀й’=╧nUK╘▓┘8▓Пn▄nQ╧JЛ°ЧЮ█Ьч╘-;▄А╝Z≤1+y╫081╡и?▌▓E9h≥╚√-╜╬^п═ 0е сq dXxn[\▀oЕм╒ВЦ4▌DёмT\vР╔б÷уvз]≥$ц!Ц/ЦА█░├sаz^ NNФ╔E╟/°Хw╖ГкЪ°*ЮHьBv<1z[]{б╕f©╚╚’вГK╓6я{«8qЯeM╜TН=vaЫ6■$,ykЧэzh[унжГ<1Ф6LS|Тч5╞ёфд═|чЦ’Z╖?Лс√|ожZReч°YDи╗╢0Ёxи╤лGОЙyAАопPпдРoHбjд╒≈╪(vР3еН└╢т╪q╗∙6[bе║Ч╬╫ДфНЖ╒▌eя≈≥ ├oнТИnм╤:╬су%АHк%┤?╟^оg╬,ь▌ЗЮ·²J&╙$Kh∙УIaЬ┼кЮТ·Iч╡╛▐bC+E*М╚pШ4·ИШЗ}Й-qEЩ*/X▄вВм╩~FЫrxФбДX+ел©ё╛H╗НРOEP),╢═d╘*░▌n┌ tПB2S╙#`Ъ÷└мQjKкАKЮ∙l1╪[7≤!лН%▐⌠└FЛ⌡х]|i≈ъK1РЮм#▓(GPB²]о╦(⌠}╚Л▄╒▓’@иАJ#й YЯeqАп,4цВk╬xbJ╠гъ?a?ЗЕз_MА÷еFИ4ряуН╜Jd²d╜╒гьТкш┼’┐.
Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

  • Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
  • Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).

Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. Положение является документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет.

  • Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
  • Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
  • Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
  • В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.
  • Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

ДОУ.Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности. Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

  • Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.
    Вниманиеattention
    М.: Росархив, 2004;
  • ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям.

  • системы управления базами данных;
  • системы поиска документов и анализа текстов;
  • системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  • среду клиент-сервер;
  • Internet/intranet.
  • Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
  • организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф.
Информация
About Эдуард Прокофьев

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Обращение к пользователям